Έρευνα της SYMANTEC για τη Χρήση Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου

Η Symantec, κορυφαία στον κόσμο εταιρία παροχής λύσεων που για την ασφάλεια, διαθεσιμότητα και ακεραιότητα των πληροφοριών, ανακοινώνει τα αποτελέσματα μιας νέας έρευνας, που αποκαλύπτει ότι ο εθισμός στα ηλεκτρονικά μηνύματα εξαπλώνεται ραγδαία ανάμεσα στους οικιακούς χρήστες ηλεκτρονικών υπολογιστών και τους εργαζομένους επιχειρήσεων στην περιοχή της Ευρώπης, Μέσης Ανατολής και Αφρικής (ΕΜΕΑ). Σύμφωνα με τα στοιχεία της έρευνας, ο όγκος των ηλεκτρονικών μηνυμάτων έχει αυξηθεί κατά 47% τους τελευταίους 12 μήνες, με το 75% του ανθρώπινου δυναμικού των επιχειρήσεων να εξαρτάται σε σημαντικό βαθμό από τη χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μάλιστα, κάποιοι από τους χρήστες υπολογιστών σε επιχειρήσεις ξοδεύουν παραπάνω από τη μισή τους ημέρα, σε καθημερινή βάση, προκειμένου να διαχειριστούν τα εισερχόμενα μηνύματα τους.

Η έρευνα, που πραγματοποιήθηκε από την εταιρία Dynamic Markets, έχει ως στόχο να αναδείξει τα θέματα που σχετίζονται με την αυξανόμενη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των ηλεκτρονικών μηνυμάτων, και πραγματοποιήθηκε με τη συμμετοχή 1,700 χρηστών ηλεκτρονικών υπολογιστών, καθώς και διαχειριστών πληροφορικών συστημάτων, από την Ευρώπη, Μέση Ανατολή και Αφρική.

Τα αποτελέσματα, που αφορούν στη χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις επιχειρήσεις, δείχνουν τα εξής:

• Τα ηλεκτρονικά μηνύματα κατέχουν κυρίαρχη θέση στην εργάσιμη μέρα: 52% των ερωτώμενων ξοδεύουν δύο ώρες τη μέρα απαντώντας και δημιουργώντας ηλεκτρονικά μηνύματα . Ένα 15% ξοδεύει 4 ή περισσότερες ώρες τη μέρα.

• Ο εθισμός επεκτείνεται και πέρα από τις ώρες εργασίας: 54% των εργαζομένων κοιτάζουν τα ηλεκτρονικά τους μηνύματα πριν τις 9 π.μ., ενώ η πλειοψηφία κάνει το τελικό τσεκάρισμα κατά τις 5 μ.μ.

• Ο όγκος των ηλεκτρονικών μηνυμάτων αυξάνεται με εντυπωσιακούς ρυθμούς

• Τα ηλεκτρονικά μηνύματα αποτελούν απαραίτητο επιχειρηματικό εργαλείο: Οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν τα ηλεκτρονικά μηνύματα για την ολοκλήρωση διαφόρων λειτουργιών, όπως π.χ. για να επιβεβαιώνουν τις λεπτομέρειες συναντήσεων (74%), να διαχειρίζονται τα δεδομένα των επαφών τους (62%), για να βρίσκουν αρχεία (74%) και για να αναθέτουν εργασίες (46%).

Όσον αφορά τώρα στη χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο σπίτι, η έρευνα ανέδειξε τέσσερις κατηγορίες χρηστών:

• Ο Πειθαρχημένος (The Disciplinarian): 49% των χρηστών προσωπικού υπολογιστή δήλωσαν ότι είναι πειθαρχημένοι-χαλαροί ως προς τη χρήση ηλεκτρονικών μηνυμάτων, αλλά αυστηροί ως προς το χρόνο και το χώρο από όπου τα χρησιμοποιούν, περιορίζοντας τα κυρίως στις ώρες γραφείου.

• Ο Εξαρτημένος (The Dependent): 21% των ερωτηθέντων ισχυρίζονται ότι ελέγχουν συνεχώς τα μηνύματά τους και πανικοβάλλονται όταν στερούνται την πρόσβαση στο Διαδίκτυο και το e-mail τους.

• Ο Φοβισμένος (The Phobic): 10% των ερωτηθέντων ισχυρίζονται ότι φοβούνται την τεχνολογία και προτιμάνε την άμεση επικοινωνία.

• Ο Κατακλυσμένος (The Overwhelmed): 6% των ερωτηθέντων βομβαρδίζονται με ηλεκτρονικά μηνύματα και το βρίσκουν δύσκολο να αντεπεξέλθουν.

«Τα χαρακτηριστικά κάθε μίας από τις κατηγορίες δεν είναι απρόβλεπτα. Αλλά αυτό που είναι πιο ανησυχητικό είναι το γεγονός ότι περίπου 40% του δείγματος έχει μια λανθασμένη προσέγγιση απέναντι στη χρήση ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Η χρήση e-mail μπορεί να μας προσφέρει σημαντικά πλεονεκτήματα, αλλά οι χρήστες θα πρέπει να αναθεωρήσουν τον τρόπο που το χρησιμοποιούν. Χρειάζεται πειθαρχία», σημειώνει η Lindsey Armstrong, senior vice president EMEA, Symantec.

«Υπάρχουν διάφοροι παράγοντες που οφείλονται για αυτόν τον ‘εθισμό’ στη χρήση του e-mail. Τα ηλεκτρονικά μηνύματα είναι κάτι παραπάνω από ένα μέσο επικοινωνίας, καθώς χρησιμοποιούνται και για άλλες δραστηριότητες. Αποτελούν ένα είδος καθημερινού ημερολογίου και δεν είναι έκπληξη το γεγονός ότι οι χρήστες βασίζονται στο e-mail προκειμένου να επιτελέσουν τις επαγγελματικές τους υποχρεώσεις,» προσθέτει η Lindsey Armstrong.

Ένα ακόμη εύρημα της έρευνας αφορά στη χρήση του e-mail, μέσω κινητού τηλεφώνου ή άλλης φορητής συσκευής. Το 31% των ερωτηθέντων χρησιμοποιούν κάποια κινητή συσκευή ώστε να έχουν πρόσβαση στα ηλεκτρονικά τους μηνύματα, με το 72% να κοιτάζουν τα ηλεκτρονικά του μηνύματα εκτός γραφείου.

Η Symantec παρέχει τις ακόλουθες συμβουλές, προκειμένου να αντιμετωπιστεί αυτός ο ‘εθισμός’ που παρατηρείται στη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ιδιαίτερα στο χώρο της εργασίας:

• Είναι απαραίτητη η αξιοποίηση λύσεων αρχειοθέτησης των ηλεκτρονικών μηνυμάτων, που έχουν τη δυνατότητα να αντικαθιστούν συγκεκριμένα μηνύματα με συντομεύσεις, ώστε να μη «φορτώνεται» η θυρίδα εισερχομένων μηνυμάτων του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να εξασφαλίζεται γρηγορότερη πρόσβαση στα μηνύματα.

• Είναι αναγκαία η εγκατάσταση φίλτρων για την αντιμετώπιση, τον έλεγχο και τον περιορισμό των ανεπιθύμητων μηνυμάτων (spam).

• Είναι επίσης σημαντικό για κάθε επιχείρηση να εκπαιδεύει τους χρήστες υπολογιστών, ως προς τη σωστή διαχείριση των μηνυμάτων τους. Επίσης απαραίτητη είναι η εκπαίδευση τους σχετικά με τους τρόπους συνεργασίας με τη Διεύθυνση Πληροφορικής της εταιρίας, προκειμένου να εξασφαλιστεί ότι όλα τα απαραίτητα system backups ολοκληρώνονται στην ώρα τους και με τον σωστό τρόπο, δίνοντας έτσι στους χρήστες τη δυνατότητα να μειώσουν τον όγκο δεδομένων, που πρέπει να αποθηκεύουν στο σκληρό δίσκο του υπολογιστή τους και στα αρχεία τύπου PST.

• Οι χρήστες υπολογιστών πρέπει να ενθαρρύνονται να επικοινωνούν προσωπικά με τους συναδέλφους τους όποτε έχουν την ευκαιρία, αντί να στέλνουν ηλεκτρονικά μηνύματα. Επίσης, είναι καλό να ακολουθούνται κανόνες σωστής χρήσης, όπως π.χ. να αποφεύγεται η αποστολή μηνυμάτων σε μεγάλο αριθμό ατόμων (μέσω λειτουργίας cc ή bcc), όταν αυτό δεν είναι απαραίτητο, καθώς και να αποφεύγεται η αποστολή ανεπιθύμητων μηνυμάτων.